一、发布会的时间以及地点
新闻发布会的选择时间最好是在周二、周三、周四，且在展会开幕的前1-2周比较妥当。因为大多报社在周一或者是周五的时候需要开工作会，如果悬在在周二、周三、周四能够保证记者媒体的出席率。
其次，尽量避免有相同的新闻同时发布，这样会分散媒体的注意力，会弱化展会的宣传效果。同时新闻发布会的时间不宜距离展会开幕时间太久，这样容易对于展会淡化，也不宜太过紧凑。拿捏的时间如果恰当，能最大化的宣传展览会。
新闻发布会举办的场地多选择于交通方便的酒店会议室。一般具有规模的酒店都设有多功能会议室，充分的满足了新闻发布会的需求。
二、发布会的预算
在举办新闻发布会之前，一定要做好预算。可以从发布会的规模、邀请的人数、租用的场地等方面进行考虑。
三、会前的准备工作
邀请嘉宾和记者
1.拟定约请的嘉宾及媒体记者名单，包含博览会的合作方、支持单位、重要参展商代表和当地首要的媒体记者等。该过程需恰当扩大约请范围，由于不是每位约请的嘉宾或记者都能参与。此外，最佳预备备用方案，要保证新闻发布会的参与人数到达预期方案。
2.向约请嘉宾和记者发送约请函，约请函上附有回复表格，需求应邀者回传表格到主办方，以作身份确认。
3.发出约请函后，应有专人负责电话跟进。新闻发布会前一天，要对应邀参与的名单作最后的电话落实工作，把会议的时刻地点再一次告之应邀者。这样的做法，既能显现主办方的专业性和对来宾的注重，也能使主办方在会前对实践到会人员做到心中有数。
准备会议资料
新闻发布会开始前要准备好相关的材料，例如对于展会的介绍、发布会发言稿、以及相关人员名员名片等。最好是给现场记者人手准备一份展会记者证，以便记者的现场采访和拍摄。以上这些只需会前准备好即可。
布置场地
对于新闻发布会的场地布置，在酒店召开的话，一般由酒店张罗打理，他们会按照新闻发布会的要求，以及主办方的要求来布置好场地。
其余的一些新闻发布会必要的物品则需要主办方自己来准备。
四、发布会结束后要总结
在新闻发布会结束以后，需要跟进了解各媒体报道的情况。并且要测评新闻发布会的效果，做好总结，为下一届会展的发布会提供经验。
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