会议进行期间要求会务组工作人员至少提前一个小时抵达会场，首先对会议前期准备情况反复检查，尤其是灯光音响设备的调试，以确保会议进行的顺利。其次要做好签到工作，准确掌握与会人员的到位情况，将准备好的会务材料分发给与会人员，如果会议需要收取会务费，也应该在签到处设置收费处，准备好验钞机、pos机、以及收据等，找专业的收费人员最好是会计收取会务费。会议开始前落实主席台领导以及各发言人是否到位，并按照预案组织与会人员向后依次就座。会议正式开始前需要提前五分钟关闭灰常大门，与会人员入座就会，请无关人员离开会场，提醒与会人员关闭通讯设备，还要保证会议不会因无关人员的闯入而受影响或中断。会议期间要做好会议记录，必要的时候要做好录音或录制会议全程视频。
会议会伴随着会议的终结而结束，但会议服务工作不会结束。作为会务组的服务人员，在会议结束后应该做好会议的善后工作，检查会场，带回剩余材料个其他工具，根据与会人员离开的时间提前安排好送站车辆和人员，最后还要做好与会议主办方交接工作，会议主办方表示满意之后，会议服务工作才算是正式结束。
会务接待工作属于非常细致的专业的服务性工作，好的服务能够让与会者感到身心愉悦，是会议质量保障的前提。为了保证会议的顺利进行，专业的工作应该交给专业的组织去做。米廷会展南昌分公司是南昌市最专业的会议、会展、展览公司，多年来一直为南昌市以及周边城市和地区提供专业的服务。南昌米廷会展有限公司自成立以来努力进取、锐意创新，经过多年以来的会议经验成功打造出一支专业高效的服务团队。我公司凭借着集团公司的先进发展理念以及强大的后盾支持，积极整合南昌市内会议会展接待资源且与各会议酒店保持着良好的合作关系。南昌米廷会展有限公司秉承“诚实守信、客户至上、质量第一、合作共赢”的宗旨，全心全意的与省内外、国内外客户合作，致力于打造江西省内最专业的会议、会展综合配套服务公司。
公司名称：南昌米廷会展科技发展有限公司
公司网址：http://nanchang.ok-meeting.com/
公司地址：南昌市红谷滩新区江信国际花园20栋906
联电话：秦朗 186 7913 3985
公司电话：400-0791-020