会议接待是指会议筹办和会议主办方在友好协商的基础之上，签订详细的会议接待标准合同，对双方约定的事项进行全程的服务活动。会议接待工作贯穿会议活动的始终，而会议的前期准备工作是会议质量的保障,做好会议前期准备工作是一个大型会议成功的一半，会议接待前期准备工作的重要性不容忽视。
在会议准备工作开始之前，会议筹办方和会议主办方必须进行详细的交流，以便了解会议主办方举办会议的具体目的和要求，会议标准最好量化，不能出现含糊不清的概念，尽量使会议执行最大限度地接近会议的目的和标准。
会议准备工作的时间一定要把握好，一般是提前两天完成会议准备工作的绝大部分，包括会议时间安排、食宿、出行、会议资料、指示牌、手提袋、设备调试、展台搭建、会务组以及其他工作人员的培训等等。会议前期准备工作提前两天完成是考虑到提前完成可以留出充足的时间进一步检查完善，另一方面如果是是全国范围内的大型会议，考虑到会议参与人员报到的时间不同，可能会出现提前报到的情况，出于树立会议主办方的良好形象的考虑，在会议参与者报到之前，会议前期准备工作必须准备就绪。
会议开始前的再次检查工作也必不可少。会议前期准备工作在会议开始前两天准备好之后，可能存在一些人为因素或者其他因素造成的设备故障，会议现场卫生状况较差，现场桌椅位置出现变动等等影响会议质量的情况。会议开始前的再次检查是对会议前期准备成果的再次巩固，所以，这一环节的工作必须细致、详细、全面。
做好应急预案，从容应对紧急。人员众多的会议活动，最容易在会议进行过程中出现特殊紧急情况，例如疾病突发、创伤、中暑、晕车等现象，所以会议准备中要做好医疗保障，最好配备专业的医疗人员。如果参加会议人数较少，没有任何影响人身安全的因素，最好也要配备一个急救包。会议现场秩序也是会议安全问题的一大隐患，与会人员数量达到一定规模之后，如果组织不当很容易出现现场混乱时空的现象。为了保证现场秩序和与会人员的人身安全，必要时必须提前安排好安保人员。
会务接待工作属于非常细致的专业的服务性工作，好的服务能够让与会者感到身心愉悦，是会议质量保障的前提。为了保证会议的顺利进行，专业的工作应该交给专业的组织去做。米廷会展南昌分公司是南昌市最专业的会议、会展、展览公司，多年来一直为南昌市以及周边城市和地区提供专业的服务。南昌米廷会展有限公司自成立以来努力进取、锐意创新，经过多年以来的会议经验成功打造出一支专业高效的服务团队。我公司凭借着集团公司的先进发展理念以及强大的后盾支持，积极整合南昌市内会议会展接待资源且与各会议酒店保持着良好的合作关系。南昌米廷会展有限公司秉承“诚实守信、客户至上、质量第一、合作共赢”的宗旨，全心全意的与省内外、国内外客户合作，致力于打造江西省内最专业的会议、会展综合配套服务公司。
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