1.桌椅、茶水、名牌
桌椅是最基本的设备，人数较多时,一般应采用报告型，不需要名牌。如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作名牌，让与会人员方便就座。一般会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都能接受的选择。
2.签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，使会议组织者能够查明是否有人缺席，也能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。
3.黑板、白板、笔
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。
4.各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。
5.资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
6.会标、背景板、展板
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板，特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议氛围，对参会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
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