会议接待指的是会议筹办方和主办方商讨洽谈会议时全程各个事项的服务活动的细则内容，前定会议接待合同。在现今的会议当中，会议接待如同串联珍珠的线条，贯穿了整个会议流程，根据会议进程可以分为会议准备、会中期间和会后工作三个方面，会议接待与诸多的会议内容息息相关，是不容忽视的部分。
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会议接待的会议准备部分，首先需要确定好会议的主题、开始时间和时长、举办的地点和出席会议的人员，然后是会议的背景板、会议标志、纪念品和会议资料册等用品，接着是会议资料、设备的接送服务，最后是会议议题内容的通知传达。会务人员应当以小组方式负责会议的签到工作、食宿安排、来返交通以及会后旅游等相关事宜。较为重要的是选择合适的会议举办点并且准备好会议所需要的会议设备，完备的商务会议室、多功能会议厅等等都是良好的选择。就以会议台型为例，有剧院式、课桌式、方形中空式、U形式、圆桌式和鸡尾酒会式等多种会议台型，需要会务人员根据与会者人数来确定最终的台型。会务人员还需要根据会议主题来确定会议的标志、舞台背景板、展板和宣传品以及纪念品等等。此外还需要分配好会议礼仪接待人员，负责好迎宾、接待、签到和演出等等事项。
会议接待在会议期间更多是细节方面的部分。主要需要注意会议主持人和会议座次的安排，主持会议需要介绍会议出席人、把握好会议的各个环节以及控制好会议的每段进程的时间;而座次安排则可以依据会议接待会议准备部分当中会议台型的类别来确定。
会议接待的会议后期工作，即会议完毕之后，会议接待工作仍需继续，这是一个基本的商务礼仪，比如一个会议需要最终形成完备的、确定的阶段性的文字类的总结。在礼仪细节方面，可以通过递增会议纪念品以及进行会议出席人的合影留恋等来表示。
良好的会议接待流程能够使得整个会议有条不紊，良好的会议礼仪能够让会议出席人员感受到会议的温情脉脉。把握好会议接待工作是一个成熟会议团队的基本要求。
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