会议记录是会议记录员将会议的实际内容和具体情况记录下来的会议工作,它需要会议记录员在短时间内最大限度地还原会议内容。这是一项会议工作职员应当掌握的基本技能,现在我们来了解一下其中有哪些要求和技巧。
一、准备方面。
会议记录人员需要在正式开会之前就抵达会场,基本把握好用来当做会议记录的位置,应当优先考虑工作的便利性,尽可能地安排在离主持人、发言人或者扩音设备附近,以求准确清晰地收获会议内容。
二、记录内容方面。
1.会议名称、开会时间、地点以及主题
2.会议主持人、出席会议的主要成员和人数,人数应当包括应到、实到、迟到、早退等方面,是否记录姓名以会议实际情况为准,如果妥当的话可以设立签名单令会议出席人员签名。
3.尽可能详尽地记录会议内容和言论,尤其是会议的主要发言和动态,应当详细记录。
4.会议的决策内容和结果
要求:会议的记录必须忠于会议事实,注意好回一个是,如实地记录内容,不能夹杂个人情感或议论,而且由于会议记录时会议内部事务型文件,一般来说未经发言者的同意是不可以发表的。
技巧:会议的发言可以分为摘要和全文两类,大多数会议的要求只需要把握到摘要的程度就可以了,只需要忠实地注意好问答环节、总结结论和发言言论几个方面即可。记录时不必追求字字相通。越重要会议对会议记录的还原程度要求就越高,单纯的文字只能以良好的速记技巧和素养来完成,甚至有时候还会要求多名速记人员互相搭配完成记录,如果有音频或者视频文件,工作的难度就会降低一些,可以重复收取信息完成记录工作,还可以安排校对人员进行校对。
会议记录有四字诀窍:快、要、省、代。快就是记录的速度要快,字是否美观不是考查要求;要是指选择要点记录,围绕要点展开,保持连贯性是记录要点的技巧,通常来说好的会议记录都能够独立成稿;三是省,记录的时间十分紧迫,需要用简称、简化词语和统称等省略法来记录,正确适当地利用省略符号来搭配会议内容,最后再补充;四是代,也就是利用较为简便的写作方法来代替原本较为复杂的内容,尤其是较为生僻的汉字,代替尤为有效。
会议记录是如今职员工作的基本技能之一,其实用性值得会议工作者学习和掌握。
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