会议费用有许多部分组成，一般来说，就会议预算来说，就可以分为以下四个方面：
1、会议住宿费用
会议住宿费用是会议预算中主要的一部分，需要注意的是会议住宿费有两种，一种是完全由会议举办方自己提供的，另一种是需要额外加收政府税金的。此外，会议举办方可以去寻找专业的会展服务商，这样的住宿费用往往能够获得折扣。住宿费用一般与酒店的星级标准、房型和房间的相关服务项目，如通讯服务、洗漱服务、衣物服务和酒水、食品的服务等因素有关。所以会议举办方应当事先了解和明确住宿选取的酒店中相应的服务项目和范围，比如服务项目费用与相应开放与否的相关情况等等。
2、会议室费用
会议室费用可细分为场地租金、会议设施的租赁费用等几类。会议场地租金由常用设施组成，包括纸笔、简单的桌椅、主席台、音响、板和装饰物等等。会议设施租赁费用则由特殊设备，如会议投影仪、笔记本电脑、多媒体系统和摄录设备等设备的租赁组成，此类设备的租赁一般是需支付一定的费用来作为保证金和设备的维护。租赁设备与场地租金不同，其价格标准往往有很大的浮动，举办方可以咨询专业的会议设备公司来对比选择最合适的会议设备。此外，会议室的费用还包括印刷、物品运输与仓储等等方面。不过如果会议举办方能够寻得其他行业的友好支持，那么其预算还能够进一步降低。
3、会议交通费用
交通费用能够分为从出发地运送至会务举办地的费用、会议期间的会务费用和返程交通费用三类。第一类为航空、铁路、公路以及机场或车站到会议住宿酒店的费用。第二类为会议举办地在会议期间的会务交通费用，比如住宿酒店到餐饮场所和住宿酒店到会议场地等。第三类与第一类类似，为返程费用。
4、会议餐饮费用
会议的餐饮费用的复杂程度与会议议程的安排有关。按照一日的时间分类可以分为早中晚三餐。其中早餐通常为自助餐，也有共同就餐，其费用根据预计参加就餐的人数安排即可，最好提前预定。午餐和晚餐一般为正餐，自助餐和围桌式的用餐方式都十分流行，其费用除了预订费用以外往往还会根据服务需求增收服务费用，特别是酒水费用。除了以上三餐，还有会议茶歇，它可以分为中西两种形式，中式一般以绿茶和花茶等茶类、水果和点心为主，西式一般则为咖啡、红茶和西式茶点为主。
会议费用除了以上费用以外根据实际的需求还可能会有额外的费用，所以会议举办方在估计预算时还需要考虑其中。
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