商务会议作为迄今为止活跃度最高的的商业活动之一,有着有各式各样的类型,对于不同类型的的商务会议,有着不同的处理对待方式,所以会展工作人员对其需要有十分清晰的认识。随着经济的发展,就目前为止已经出现了研讨性质、社团合作性质、培训性质、公益性质、技术性质和订货交流性质等多种类型的商务会议。在以上提到的每一种会议类型中都有不同的处理方式,尤其是在其会议主题以及策划等方面的操作方面,会展工作人员要学会区分不同类型的会议,把握好每种会议处理方式。以下陈列上述部分会议类型以及处理的常规方式以供参考。
一、研讨性质的会议
此类会议的专业性较强,与会人数通常不多,一般来说不会超过一百个人。研讨会的处理关键点在于如何选择商务会议会场和地点。一方面,会场除了主会场以外,还需要一些小型的会场以便于与会者进行分组讨论。在主会场的布置方面除了保留主持人以外,在各个座位的处理上保持一致,发言时使用的麦克风也保持好至少每列都有,最好每个座位都有一个。另一方面,地点方面一般是选取是相对来说较为封闭的场所,即可以方便研讨,也保证信息交流的安全性。最好的选择是郊区的会所,既能保证场景变换,而且交通较为便捷,又有娱乐休闲的功能。
二、社团合作性质的会议
社团合作性质的会议也称纯会议,其注重会议公告、决策信息的发布效果,往往配合如新闻发布会等信息发布性质的会议一同举办。此类会议的关键在于会议现场会员的配需和整个会议的控场两个方面。同时社团合作会议在考虑成本时不可忽略新闻传媒的成本。
三、培训性质的会议
培训性质的会议属于专业性质,往往是由企业的内部或者教育部门来举办。此类会议的关键点在于场地、培训人员以及设备,与一不同,比起研讨性质,培训会议更加注重技能知识的互通有无,当然培训会议的场地要求也更加高,不仅需要会场具有足够的封闭性,还需要有对应于培训会议主题的拓展训练设备或场地。
四、公益性质的会议
公益性质的会议一般为公开性会议,此类会议的特点就是会议层层分开,系列分会,所以说公益性质会议场所的选择十分重要,也是处理此类会议的关键点。一般来说是将会场分为主会场以及各个小会场进行系列会议,这样对会议设施要求确实比较高,需要采用同声传译等处理方式,有时也需要招待记者,利用多媒体和视频直播等方式等方式。还有,此类会议的会务交通也十分重要,尤其是在会议场所的选择不具备以上条件或者不能达到以上所述程度时。
五、订货交流性质的会议
该会议除了交流,还有展览,所以这种会议的处理重点在于如何选择合适的场地以及如何恰当地进行展览布置。对于会场的要求也比较不同。其要求是场地应有相应的展览馆或者会展中心。如果实际的会议室小型的,那么也可以将其设立在大型商务型酒店里。
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