对于会议的主办方，会议举办成功的标志的不外乎是顺利的会议议程和与会人员的安全返回。在这两个关键的环节当中，前者可以通过会前充足的准备和策划，专业的会议工作团队来实现，通常只要是足够专业的会议接待公司，拥有足够数量的供应商资源，那么前者就可以得到基本保证。而对于后者，同样是十分关键的环节，该如何解决呢?具体来说，就是如何安排和调配好所有与会者的会务车辆呢?
如今的会议，往往都是异地举办，最终确定的会议举办地并非一定是会务主办方的常住地。这样就会增设一个问题，由于会议举办地的车辆难以由会务主办方公司的自备车来提供，这就需要主办方通过联系会议举办地当地的车辆租赁公司。为了安排和调配好与会者的会务车辆，如何挑选合适的用车服务商是就显得十分重要。下面陈列了一些长期以往总结的工作经验以供参考。希望对会务车辆的安排和调配工作有所益处。
一、明确实际用车精确数量。
每次的会议准备工作都是在会前进行的，包括会议策划、会议场地的选择、会议时间的确定、会议工作人员的预设和安排和会议信息的通知等等，会务车辆的安排同样也是需要在会前就准备妥当。会议期间使用的会务车辆，需要会前进行合理有效地统计工作，最终确认好合理的车辆数量调配数量，一般来说实际的操作当中是不允许出现估约的数值，应当精确至个位数。确定好会务用车的实际用车数量，才能确保企业操作成本预算之间的安排合理妥当。
二、完成会务用车计划。
由于是在异地举办，与会者来自全国的各个城市，抵达会议举办地的时间也都有所不同。这时候，作为会议举办方，不仅需要保证整个与会团队的出行安全，在保证其人身自由的情况下，还需要为自身考虑，尽量降低会务车辆的使用成本。因此，制定一项合适的会务用车计划，通常其中需要包括每位与会者的姓名、性别、年龄城市、所属公司、联系方式和来返航班信息等，而且这些信息需要会议执行人员在事先就做好相应的准备工作，通过与与会者详细沟通，将其以上详细信息摘录分类，同类的可以分为同一组，统一分配会务用车，这样既能方便与会者结伴出行，还能够节省开支。一般来说十五分钟以内的与会者均可以通过此种方式来安排。此外，由于实际过程当中可能会有突发情况发生，所以无论如何都需要空置一辆以上的车辆来保证应对。
三、选择车辆租赁公司
在用车需求计划完成以后，之前所准备好的会议期间进行的用车次数、时间点以及地点等相关信息只需要发给专业的车辆租赁公司即可。这就需要会议举办方挑选合适的、专业的、正规的车辆租赁公司，这样才能把会前准备好的信息完备地实施出来。此类租赁公司应当具备合法资质，也就是有相关运营部门签发的租赁公司资质、已经登记好的租赁公司的保险单、工商部门下发的营业执照以及税务部门登记好的税务登记证。会议举办方的工作人员需要核实好以上相关信息均在有效期内。
四、签订合同
在以上三项准备工作均全部完成以后就可以签订会务用车合同了。这是最后一个环节，相对也比较轻松，但是也容易忽略。一般来说每个城市的运输管理部门都会有统一格式的用车合同，它们的标号都是助管单位备案的，其中需要注明好会务用车的时间、车型号、车牌号、在会议活动执行时工作人员要与车辆租赁公司安排好，沟通、核实好用车情况。
五、会后考察
在实际工作中，更多会议执行人员轻视的还有会后的考察工作，其实这一点也十分重要。大多数会议结束以后都会进行相应的考察活动，可能是风景、可能是人文历史，这些会后考察工作都会使用到车辆租赁公司，这些行程不同于先前的工作，车辆它需要较为长时间的运作，所以就需要安排好具有较好驾驶技能和服务态度以及路况十分熟悉的司机来操作。除此以外，由于是室外考察，每台车辆都需要配备有专门的会务组成员来负责车辆的代表。在会后考察期间，每个会议执行工作人员都应当时刻谨记出外考察人员的安全工作。
以上五点就是整个会议活动执行期间安全工作的注意事项，当然具体实施时也需依据实际情况有所调整。相信只要每个工作人员细心安排处理，整个会议的安全工作就能有所保障。
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