年会场地的布置这个方面看似影响很小，实际上它会极大地影响年会的整体性，年会的会场布置会给与会人留下第一印象，而众所周知第一印象极为重要，往往难以改变。影响年会布置效果的如规模空间，倘若场地空间不能容纳参与会议的人则会使得会场拥挤影响年会的效果和与会人的情绪，而太大则会使得年会气氛不够浓郁而空洞。这些都是年会布置不佳引起的负面影响。因此年会场地布置的准备工作就十分重要，它需要设计出一个合适妥当的会场布置方案来保证布置的顺利。
首先年会场地的布置需要依据主题来确定风格，是想造就活跃欢快的氛围还是严肃的商务气息。然后再根据风格来确定年会的会标或者口号，这些都是很小的细节方面，但却能给与会人留下很深的影响，因此不容忽视。
在具体的场地布置方面，虽然与会人大多为公司员工，对自身公司已经十分了解，但是为了能够呈现出独特的年会，给予与会人难忘的年会回忆，年会的场地布置还是需要使用展架、广告版等宣传用品来营造年会氛围。
此外，年会场地布置的配套设施也极为重要，它们在年会的节目活动中扮演重要角色。如不少公司的表演节目都需要音响和灯光效果，如果这些配套设施没有做好，节目也难以办好，这样会让与会人十分扫兴，这样违背了办节目活动的初衷。因此年会场地布置的配套设施也必须做到万无一失。
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