一、预先宣布
在所有重要的会议中，只要在会议的各项准备工作就绪以后，就要尽可能早地通知所有的工作人员，让他们提前做好相应的会议准备，特别是需要尽量精确地计算与会人数。并且需要提前一周以上宣布并告知可能与会的人员，并附上相应的回执。按照一般要求，会议回执中需要包含以下信息：受邀请人的名字、性别、年纪、工作单位、职务或职称、是否参加会议、是否需要预定房间和是否需要火车票或飞机票以及其预订消息等等信息。但一般来说，会议也没有必要过早宣布，因为会议过早宣布可能使通知到的人员有突发状况发生而改变自己的主意或者通知到的人员由于时间过长而忘记了。
二、按规通知
至于会议通知应发到何级单位或哪些人员，应按制定的规则执行。若没有制定规则，则一般依照以往的常规处理，有时也会因突发的具体状况而改变。如果这些流程没有按规定做好，可能会造成极大的负面影响，比理应被通知到的人员未接到相应的通知，那么他可以提出由于这次会议没有依照相应的法定程序举办而否认会议的效力。所以说，组织者不发通知或通知过程有过错，那么这就是组织者的过错。当然，若接收到通知的人员不参加会议，则是自己抛弃相应的权益。
三、执行到人
会议公司在发送会议通知时应尽可能准确地计算与会人数，确保给每一位与会者发送相应会议通知。而且信封上应精确地标明必要信息：与会者的具体地址、工作单位、名字等，除此之外，在显眼的位置上清楚地标出“会议通知”。此外，会议公司可将会议中运用的有关票证，包括入场券、代表证、坐次号、编组名单以及就餐证和搭车证等等与会议通知一并发送。当然可能会存在有些单位发送会议通知时，需要当事人签名，如若当事人不在，会议可要求他人代为通知。而在必要时，尤其是在接收人对于会议十分重要时，在通知发送出以后，通过电话联系或者网络工具联系的方式和与会人员取得联系，确认是不是收到了通知、与会人员是否能够参加会议以及参加会议是否需要准备额外的事物等多项必要内容。
四、日常准备
发放通知工作需要在平时就做好充足准备，做好相应的训练，要注重细节，如领导同志、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址、电话和电子邮件地址等等要精确地保留，依据他们的改变做出及时修改。在会议通知需要发送时按照流程执行，将预先准备好的信息处理好，遇到突发情况也需要镇定处理，一个环节一个环节解决。
会议通知是会议开始前的准备工作，好的开头等于成功的一半，做好会议通知工作是十分重要的。
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