无论是举办什麽样会议的企业或单位，不论会议公司是否有足够的经验来筹划此会议，只是单纯的站在企业把自己当作主办方的角度看这场会议，你会发现策划者出现的不只是单单几个问题。
无论是举办什麽样会议的企业或单位，不论会议公司是否有足够的经验来筹划此会议，只是单纯的站在企业把自己当作主办方的角度看这场会议，你会发现策划者出现的不只是单单几个问题：
一:需要做什么?
会议的类型多种多样，环境的不同直接决定不同会议的需求，举办会议要达到理想的效果，明确目标。所以收集各个方面的的信息材料成为第一个重要的步骤，信息材料的收集就可以把手头上的前期工作有效的制定并完成。
二:谁来筹划会议?
一个公司从老板到助理，参与会议的筹划工作每个人多多少少都会提出自己的意见，只不过职责不同，岗位不同，负责程度的不同罢了。此次会议无论谁是负责人员谁是辅助人员，企业要的最终结果就是使会议顺利完成并达到更高效的成果。
作为一场企业会议的筹划者，必需要全面负责完成大大小小的事宜。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性：
1同事之间和睦相处，共事。
2细节精准，亲力亲为。
3处理问题，从容淡定，效率高。
4有效的听取他人的意见或建议。
5能有效的处理会议资金问题。
6对酒店的情况了如指掌。
7用餐能迎合客户的口味，按排用餐情况。
8对电脑操作有一定的认识。
9要时常与视听服务公司的人员多交流。
10要善于接待贵宾和外国客人妥善安排好。
11对礼仪方面能熟练运用。
12对待任何事物果断且执着
筹划会议人员的任务：
1会议前期的计划制定，提前或必要的事情提前完成，以免会议上乱阵脚。
2议程制定。
3熟悉会议场所经及设施情况。
4结合会议主题，确定或提议适合的会场。
5检查各个会场设施。
6对客户的接送安排。
7积极响应会务人员工作事宜。
8对广告人员和会务人员的招收、培训等工作。
9根据公司预算情况来制定相关工作计划。
10制定各个人员有效的工作时间安排。
11对最终确定的会场设施进行安全检查。
12对相关公司(运输公司、旅行社、视听服务公司)进行协商工作。
13印刷公司
14对食品、饮料工作事宜的相关安排。
15价还价
16对会议主要人员进行联系。
三:主要会议类型：
1销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
2年会：公司股东大会员工会议，也可以是行业协会一年一次的会员会议。
3新品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
4研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
5专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
6激励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
7培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。
四:会议筹划步骤：
确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：
1培训
2通知
3教育
4探讨问题
5做决策
6引入新事物或介绍新人员
7激励
8开发
9展示
10促进与改善
11解决问题
12讨论如何赢利
13盈利
五:在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
1预计召开会议的日期;
2会议预计召开几天;
3打算在什麽地方召开会议;
4会议形式或程序是什麽;
5需要多大的场地;
6以前开过这样的会议吗?结果如何;
7将有多少人到会;
8会议预算是多少;
9会者对费用开支很在意吗?
10 打算选用什麽级别的酒店和设施;
11打算选用最高级的房间标准是什麽;
12谁来制作会议邀请函;
13会议需要向与会者打印相关资料吗?
13会议的发言人有哪些?
14会议需要什麽样的视听设备;
15需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
16与会者可以携带家属吗?
17打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
18有谁来承担这些活动的费用。