1. 会议活动的主题要明确，会议活动的性质要清楚明白，要对与会嘉宾有所了解。
2.会议策划活动应本着实效性强、突出主题的原则，开场、过程、收尾都要创新、新颖。
3.及早筹划并确定活动的内容详情，避免活动时发生一些不必要的因素。
4. 活动准备期间列出物料清单，让指定人员落实并跟进，保管物料，以免遗忘或者遗失;
5.
会前准备主席台上的桌签，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水，茶水，茶歇，会议活动发放的文件材料，笔，鲜花，研会旗帜，国歌磁带等，有需要的话要安排礼仪和乐队增加氛围。
6. 大型会议活动还须专设签到席，有专人负责签到以及资料的发放;有必要时需设置询问处方便与会人员咨询。
7.由多个机构共举的活动，活动前事先明确各自职责范围，分工要明确，避免大家做无用功之事。
8.开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长。
9. 一般活动至少需要提前2小时进入会场，有足够的时间布置会场，与会人员需要提前半小时开始入场，由司仪引导嘉宾入座。
10. 会务人员必要时需事先联系好酒店小会议室，提前到场者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导进入会场。
11.主持人应选择专业最好有这类主持经验的人或者邀请行业内较有说服力的人，聘请知名媒体主持人也可以。开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份。
12.活动开幕介绍出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中，不应包括主办单位的领导人，应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是国家领导人的则应先报)。
13.开幕式剪彩能免则免，确需安排剪彩活动的，剪彩人不宜多。为节约起见，应以彩带代替绸带。
14.在活动开场介绍与会人员时，可按国际惯例称“女士们、先生们”，或“贵宾们、女士们、先生们”，后面不再加“朋友们、同志们”。讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳，以节省鼓掌时间。使用现场翻译时，应尽量控制场面，使讲话人与译员相配合，不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌，应而在翻译完后中外双方共同鼓掌，以示对外宾的尊重。
15.
活动中的灯光音响设备以及投影设备必须事先调试好，确保万无一失;如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备(也须调试)，并安排专人负责。
16.对外讲话中(含文件、资料)，宜用“我国”、“我公司”、“我单位”等。
17.
如果现场需要播放ppt，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等。
18.
大型活动需事先制作议程PPT，一项议程一页PPT，字体大一点，可适当配相关图片，配合主持人介绍时播放议程PPT，注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异，字体颜色和背景色间的对比可能需要调整.
19.介绍地方或企业情况时，要突出重点，语言简练，一忌长篇大论，由古至今，人文地理，面面俱到;二忌数字堆砌(如有必要，可提供文字资料)，要做到言简意赅。
20.研讨会不同于报告会，领导人讲话、主题演讲人不宜长篇发言。研讨会不应片面追求人数规模，应主题明确，主持人和演讲人要有一定水平，能引起讨论。研讨会提问(含出访时对方介绍情况后提问)，要尽量简明具体，不必多说客套话。
23.介绍招商项目时，不宜以我方预计生产规模及投资数作过于准确的描述，如“生产规模125万吨，预计投资1650万元”等。一是实际数字不可能如此精确，二是生产规模和投资额应与投资者商定。
24.
严把会场纪律：重要活动中，要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机，或将其调至静音状态。严禁携带假冒伪劣、侵犯知识产权等违禁品参展。要遵守展览规定，不违规零售展览样品，禁止出售清册外的样品和私人物品。
25.拜访国外机构时，应提前进行联系、确认，说明拜访目的，一经确认，应如约赴会。拜访(含出席宴请)人数有增减，都应提前通知对方。
26.组织出国展览应事先进行市场调研，了解当地产品供需情况。参展企业和产品要有一定代表性，避免参展的同类产品互相压价竞争。
27.布展时应听从当地展览组织者的统一指挥，不要随意乱拉乱抢道具，摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品布置要注意展示和贸易效果，既不要因展品过少而使摊位空荡，也不要杂乱无章地堆放展品，搞“杂货铺”或“摆地摊”。
28.严格按展览规定的时间参展和撤展，不迟到，不早退。
29.展出时，接待观众要热情、主动、耐心，不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串，出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁，注意防火、防盗。
30. 活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人。
31.会议期间的安全保卫工作十分重要，主办方有义务保证参会嘉宾的人身财产安全，在住宿，出行以及饮食上严格把关。
32.会议用车应该配套，提前统计需要接送的嘉宾，按照档次安排接送车站、机场以及会后考察的车辆。
33. 议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。