成功的年会能够调动员工的积极性，体现团队的凝聚力，向公众推销企业形象和在社会推广企业产品。那么该如何才能将年会成功举办地让多方都能够满意呢?南昌米廷会展与您一起了解在策划年会时需要注意的地方。
企业高层的目标在于将企业往社会推销，将企业的规划、自身员工、客户和整个社会效应结合在一起。但现实往往有诸多的困难，推广企业形象找不到合适的方式，企业和员工没有合适的方法有机结合。如今的企业都在努力地寻求社会资源和商业机会，事实上，在如今快速发展的社会里，资源和商业机会是处处都在的，比如俨然已成为企业推广形象，宣传产品的主重要商机的年会。
可是现在企业往往在年会方面犯不少的错误。不少企业并没有摆正对年会的态度，只把年会当作一次常规式的、周期性的大会，只把年会当作是作报告，为概念做总结书和明年做计划书而已。
事实上，成功的年会是能够真正地调动员工的积极性，体现团队的凝聚力，向公众推销企业形象和在社会推广企业产品的。那么该如何才能将年会成功举办地让多方都能够满意呢?
一、年会的目的和意义
对企业而言，年会是企业特有的、一年一度的盛大节日。于整体上考虑，年会有三大方面的目的和意义。
1.调动员工：利用年会活动体现企业对员工的重视和关切，调动起企业员工，使员工们能够看到自身在企业的希望，将自己的未来和企业绑定在一起，在未来的工作当中能够自发地兴奋起来。避免员工对企业失去信心，减少企业员工的流失。
2.吸引客户：无论是回流客户还是潜在客户，企业都应当把他们邀请参加自己的年会，在年会当中把他们作为重要的一部分，重视他们。而且从中可以让他们互相了解，加强对企业的信任。在另一方面企业还能向客户展示自身的工作团队和企业文化，给客户留下好的印象，留住客户。
3.拉动多方力量：一个成功的企业势必需要与其他方的公司单位相合作，势必需要与政府部门打交道。在企业一年一度的盛会当中，邀请他们参加年会，对他们表示企业的友情态度，另外向其展示企业自身的团队实力，增强他们对企业的信任。而对政府部门则需要体现出自身对于地方行业的拉动力和贡献程度。
二、年会的准备工作
1.筹划准备工作：首先确定会务主要的负责人和相应的工作团队人员，成立筹备工作组。然后根据实际情况制作年会的企划书，确定好年会的主题和整个活动的框架。接着完成年会的流程计划、年会的活动节目表和会场的舞台布置的设计方案和效果预览图，最后补充会场舞台的背景音乐资料。
2.前期执行工作：对应着前期的筹划准备工作，将年会的具体流程和节目活动确认，确定好会议的场地和晚宴的场地，提前准备好活动场地的舞台道具和器具，将年会的文案、企业员工的表演项目、主持人和幕后人员都落实安排好。
3.实施年会工作：实施工作一般都根据实际工作需要安排各个小组。迎宾方面需要成立接待礼仪组，以负责供应商和客户的接待工作以及届时停车的指示和颁奖时的相关礼仪服务。在物品采购方面需要安排好人员以确保年会物资的采购万无一失。在晚会的节目安排、人员演练和主持人工作方面也需要安排相应的小组来负责。在主席台搭建、年会横幅的制作以及现场的音响、灯光的效果方面也需要安排好具体的工作小组来负责。不少的年会都会有抽奖活动，在这个方面还需要专门额外设立一个小组来负责，以保证奖品不失公允。
4.邀请年会嘉宾：为把握住年会的目的，年会中的嘉宾为所有的企业成员，包括企业高层和企业员工，重要的客户，行业内知名人士和地方部门的领导等。
三、年会会场的工作
一个好的年会会场能够营造热闹温暖的氛围，可以减少年会与会者之间的隔阂。最基本的就是年会会场需要有良好的音响和合适的灯光环境，适宜全体与会者一同就餐。另一方面就是年会会场的布置了，在会场场地的两边可以挂有与企业理念相符的横幅，可以是企业的特色产品、口号或标志，以体现出企业的文化，其展示方式也不唯一，可以通过企业员工利用展示架的方式来体现;在会场的座次方面可以根据企业的年度业绩、企业的重要客户和其他部门这样的顺序来安排等等。其处理的关键在于表扬业绩突出的企业员工，鼓励他们继续保持，同时激励其他大部分员工在今后的工作当中努力赶超。形成良好的竞争态势，令整个企业呈良好快速上升的趋势。
四、年会的具体流程：
通常来说其流程为：
1.全体员工到签到处签到，并安排好员工岗位。需要注意的是会务组的全体成员都需要保持统一的服装。
2.客户到签到处签到，一般来说客户都会在主持人的引导以后佩戴着胸花走红地毯进入会场并且签名。此时需要保证好背景音乐和灯光的效果，而且在两侧和转角处都要安排好工作人员。
3.主持人登上年会会场舞台，进行简单地自我介绍、年会的介绍和到场重要嘉宾的介绍，进行简单地热场以进入年会。
4.播放关于全年回顾的视频或者图片等信息来向全体嘉宾展示企业一年以来的成长。
5.根据实际需要向业绩前列的工作人员或团队、有特殊贡献的工作人员或团队、刚进企业一年的新人和重要的嘉宾等颁发企业准备好的奖励，如果颁发年会奖励名单过长可以根据年会的节目安排可以在中间穿插一些年会节目以保证年会颁奖的整体效果。完结后按照节目单依次进行年会节目活动
6.通常来说年会都会区分上下半场，在上半场结束进入下半场时最好加入热场舞以再次调动年会气氛。
7.展示企业团队后让各部门确定来年业绩目标，以明确工作团队的努力方向。
8.若邀请了地方领导或政府相关部门的领导，在中间重要环节需要让主持人将其介绍详尽，也可以在事先与他们进行沟通，根据他们的实际需要在合适的场合，让地方领导或政府相关部门发言。突出他们的重要性。若邀请了行业内的重要嘉宾，则以同样的标准让他们在适当的场合发言，安排在地方领导或政府相关部门的领导的后面。
9.对与会者颁布在新的一年当中企业公司的各项举措和安排，一般需要为书面文件。
10.在即将结束前颁布企业在新的一年当中的奖励机制，需要制作地清晰明了，各个指标明确化，对全体员工表明企业高层领导的态度。
11.最后让企业老板进行总结性的发言，这是整个年会的高潮部分，老总的发言重在激励全场、调动全场，将整个年会氛围推向最顶端。
12.主持人进行年会的结束仪式语，然后开始年会的晚餐环节。与颁奖环节类似，可以在晚餐部分穿插一些轻松愉悦的节目活动。
五、年会的注意事项：
在年会当中需要注意的细节涉及方方面面，但它们同样不可忽视。
1.对主持人来说，在安排各个衔接环节的版块时需要考量其是否多余，在进行各个环节对接时需要注意自己的措辞，在颁奖时所用到的提示语是否必要和在介绍重要人物时需要代入的感情语气等等方面。
2.对幕后人员来说，每次上台者的时候都应当以合适的聚光灯和音效加以配合，每个节目之间应该采用怎样的背景音效，在颁奖时应考虑多少种背景音效和怎样的灯光效果等等。
3.对礼仪小姐来说，每次颁奖者上台礼仪小姐都应当带花环，礼仪小姐之间应当保持一定的节奏顺序，应当配合上台者等等。
还有诸如此类的各个细节方面，细节决定成败，这些都是需要各个工作团队仔细考量的。
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